تهدف المنصة إلى توحيد قنوات التواصل الداخلي من خلال بيئة إلكترونية مركزية تتيح للمستخدمين متابعة الطلبات، والمراسلات، والتعاميم، والتقارير بسرعة ودقة، مع ضمان توثيق جميع العمليات وإمكانية الرجوع إليها في أي وقت. كما تعمل على رفع كفاءة الأداء الإداري من خلال تقليل الاعتماد على المراسلات الورقية والبريد التقليدي، وتسهيل التنسيق بين مسؤولي الأقسام، مما ينعكس إيجابًا على انسيابية سير العمل وجودة اتخاذ القرار.
وتُعد المنصة إحدى المبادرات الرقمية الرائدة في المجموعة، إذ تمثل خطوة مهمة نحو تعزيز التحول الرقمي والحوكمة المؤسسية بما يتماشى مع رؤية المجموعة في بناء بيئة عمل متكاملة، حديثة، وسهلة الاستخدام لجميع منسوبيها.
حيث تُعتبر منصة التواصل المؤسسي بيئة رقمية متكاملة تهدف إلى تطوير بيئة العمل الداخلية من خلال إدارة عمليات التواصل والتنسيق بين الأقسام ومسؤوليها بطريقة منظمة وموثّقة.
توفر المنصة واجهة مركزية موحدة تسهِّل الوصول إلى مختلف الخدمات المؤسسية، وتمكّن المستخدمين من متابعة التعاميم الرسمية، ورصد الزيارات التفتيشية، وإدارة طلبات البيانات والمراسلات الحكومية بكل يسر وشفافية. كما تُسهم في تحسين جودة التنسيق الداخلي من خلال أتمتة الإجراءات وتوثيقها إلكترونيًا لضمان سرعة الإنجاز، ودقة المتابعة، والحد من ازدواجية العمل أو ضياع المعلومات.
الهدف العام
إنشاء بيئة رقمية موحّدة لإدارة الخدمات المؤسسية بكفاءة عالية وتوثيق دقيق.
تعزيز الكفاءة: تنظيم المنهجية وتقليل التأخير ورفع فعالية تدفق المعلومات.
تسهيل التنسيق: قناة مركزية واضحة الأدوار بين التواصل المؤسسي وبقية الإدارات.
توثيق موثوق: تسجيل الخطوات والملاحظات والبيانات للرجوع والتحقّق في أي وقت.
الخدمة الأولى: التعاميم الواردة من الجهات الخارجية
تتيح منصة التواصل المؤسسي الإلكترونية خاصية إدارة التعاميم الحكومية، وهي خدمة مخصصة لاستقبال التعاميم الصادرة من الجهات الرسمية وتوجيهها تلقائيًا إلى القسم المعني داخل المستشفى. عند ورود التعميم، يقوم قسم التواصل المؤسسي بمراجعته أولًا ثم تحويله إلى المسؤول المختص في الجهة المعنية ليتولى الاطلاع على محتوى التعميم، واتخاذ الإجراءات المناسبة وفقًا لطبيعة الموضوع وتوصيات الجهة المرسلة. تُسهم هذه الخدمة في ضمان سرعة تداول التعاميم ودقتها، وتوثيق الإجراءات المتخذة بشأنها، مما يعزز الامتثال المؤسسي والتنظيم الإداري داخل المستشفى.
خطوات استخدام التعاميم الحكومية▾
عند صدور تعميم جديد من جهة حكومية، يتلقى مسؤول القسم المعني إشعارًا فوريًا يمكنه من خلاله الدخول للمنصه وذلك عبر:
البريد الإلكتروني يتضمن عنوان التعميم ورابط الاطلاع عليه .
رسالة نصية (SMS) تحتوي على رابط مباشر لفتح التعميم من خلال المنصة.
بعد الدخول تظهر صفحة تحتوي على:
الجهة المصدرة للتعميم (وزارة الصحة، الدفاع المدني، هيئة التخصصات، ... إلخ).
يقوم مسؤول القسم المعني بمراجعة مضمون التعميم بعناية واتخاذ الإجراءات المطلوبة حسب التعليمات الواردة فيه، لضمان الامتثال الكامل لمضمونه.
يحتفظ النظام بسجل إلكتروني شامل للتعاميم والإجراءات، لسهولة الرجوع والمتابعة الدقيقة لحالة الامتثال.
«عند استلام التعاميم من الجهات الحكومية… يتم رفع التعميم عبر المنصة وتوجيهه لمسؤول القسم… وبعد الدخول تظهر صفحة التفاصيل… وفي الخطوة الأخيرة يمكن الاطلاع على التعميم والعمل بمقتضاه لضمان الامتثال.»
الخدمة الثانية: زيارات اللجان التفتيشية من الجهات الحكومية
تتيح منصة التواصل المؤسسي الإلكترونية خاصية متابعة الزيارات التفتيشية التي تُجريها الجهات التنظيمية والإشرافية للمستشفى، بهدف توثيق الملاحظات وضمان سرعة معالجتها ضمن إطار مؤسسي منظم.
عقب انتهاء الزيارة، يقوم قسم التواصل المؤسسي بتسجيل جميع الملاحظات والمخالفات والملاحظات الإجرائية الصادرة عن الجهة الرقابية داخل المنصة، ثم إرسالها إلى القسم المعني ليتولى مسؤول القسم الاطلاع عليها، والرد بما تم اتخاذه من إجراءات تصحيحية، لضمان معالجة أي ملاحظات بشكل فعّال ومنسّق.
تُسهم هذه الخدمة في تعزيز الالتزام بالمعايير التنظيمية ورفع مستوى الجاهزية المؤسسية، من خلال توثيق كل زيارة ومتابعة تنفيذ التوصيات بصورة إلكترونية دقيقة.
خطوات استخدام الزيارات التفتيشية▾
بعد انتهاء الزيارة، يقوم قسم التواصل المؤسسي بتجميع وتسجيل جميع الملاحظات والمخالفات
المرصودة من لجنة الزيارة داخل المنصة، ثم تحويلها إلكترونيًا إلى مسؤول القسم المعني للاطلاع والمتابعة.
يتلقى مسؤول القسم إشعارًا بوجود تقرير زيارة تفتيشية عبر:
البريد الإلكتروني: لفتح التفاصيل.
الرسالة النصية (SMS): للإطلاع .
تظهر صفحة تحتوي على تفاصيل التقرير، وتشمل:
نوع ومحتوى التقرير، وتاريخ الزيارة.
القسم المعني داخل المستشفى.
قائمة المخالفات والملاحظات المسجّلة على القسم.
يفتح مسؤول القسم نموذج الرد على تقرير الزيارة ويبدأ بمعالجة البنود وفق الحقول التالية:
النوع: يحدد ما إذا كان البند مخالفة أو ملاحظة.
التفاصيل: يوضح مضمون المخالفة/الملاحظة بدقة.
إفادة مسؤول القسم: يكتب الرد والإجراءات التصحيحية المتخذة.
المستند: يرفق ملفات داعمة لإثبات التنفيذ أو توضيح الرد.
بعد استكمال الردود وإرفاق المستندات، يطّلع المسؤول على الإقرار ويؤكد الموافقة
عبر وضع علامة في المربع، ثم ينقر إرسال لتوثيق الرد رسميًا عبر المنصة.
«تضمن هذه الخدمة تدفّق العمل من تسجيل نتائج الزيارة إلى متابعة ردود الأقسام وإرفاق الأدلة،
بما يعزّز الامتثال المؤسسي ويرفع الجاهزية أمام الجهات الرقابية.»
الخدمة الثالثة: طلبات البيانات الورادة من الجهات الحكومية
تأتي خدمة طلب البيانات من الجهات الحكومية لتوحيد دورة العمل بين إدارات المستشفى والجهات التنظيمية عبر قناة رسمية واحدة تضمن دقّة المحتوى، سرعة الاستجابة، وتوثيق كل خطوة من الاستلام حتى الإرسال، مع وضوح الأدوار والمسؤوليات وإمكانية المتابعة اللاحقة. حيث تبدأ الخدمة عند ورود طلب رسمي للبيانات إلى إدارة التواصل المؤسسي من جهة حكومية أو تنظيمية؛ حيث يراجع الفريق الطلب ويعتمده، ثم يُعدّ ملفًا موحّدًا يضم جميع البنود المطلوبة ويرسله عبر المنصة إلى مسؤول القسم المعني. يتولى المسؤول تدقيق المحتوى وتعبئة البيانات بدقّة، ثم يعيد رفع الملف عبر المنصة لاستكمال التوثيق وضمان سهولة المتابعة ضمن المواعيد المحددة وبجودة بيانات موثوقة.
خطوات استخدام خدمة طلبات البيانات الورادة من الجهات الحكومية▾
يتلقى مسؤول القسم إشعاراً عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية بوجود طلب بيانات من الجهة الحكومية.
للاطلاع على نموذج الطلب:
عن طريق البريد الإلكتروني: انقر على .
عن طريق الرسالة النصية: انقر على .
ملاحظة: الملف المراد تعبئته (ويحتوي جميع البيانات المطلوبة) يوجد في مرفقات البريد الإلكتروني.
بعد الدخول عبر أحد الروابط، تظهر صفحة تحتوي على تفاصيل نموذج طلب البيانات، وتشمل:
الجهة، تاريخ الطلب، نوع البيانات المطلوبة.
الفترة الزمنية لتسليم البيانات.
المرفقات والتعليمات المرتبطة بالطلب.
تتضمن الصفحة الأخرى شرح خطوات الرد ورفع البيانات المطلوبة.
يراجع مسؤول القسم الملف المرفق المُرسل من فريق التواصل المؤسسي، ويقوم بتعبئة البيانات المطلوبة بدقة، مع التأكد من صحتها واكتمالها قبل إعادة رفع الملف عبر المنصة.
بعد استكمال تعبئة البيانات، يعود المسؤول إلى البريد الذي يحتوي على إشعار الطلب، وينقر على رابط الرد على نموذج طلب البيانات لتقديم الرد الرسمي وإرفاق أي مستندات داعمة.
عند فتح نموذج الرد على طلب البيانات، تظهر تفاصيل المعلومات (الموضوع، التاريخ، القسم المعني، الفترة الزمنية).
بعدها يجيب المسؤول على سؤال: هل تم توفير البيانات المطلوبة؟
نعم: يظهر فورًا نموذج إدخال تفاصيل الرد وإرفاق المستندات/الملفات الداعمة واسم الملف، ثم حفظ.
لا: تظهر نافذة لاختيار سبب عدم القدرة على توفير البيانات (مع خيار أخرى) ثم كتابة التبرير والضغط على حفظ.
يمكن إرفاق أكثر من ملف بالنقر على علامة الإضافة (+) ثم رفع الملف الآخر.
إرجاع طلب البيانات
إذا ورد إلى إدارة التواصل المؤسسي إشعارٌ من جهة خارجية (مثل وزارة الصحة) يُفيد بعدم اكتمال البيانات أو عدم وضوحها في الملفات المستلمة من القسم المعني، فتتم إعادة طلب البيانات إلى القسم لاستكمال النواقص وتوضيح الملاحظات.
خطوات استخدام خدمة إرجاع طلب البيانات من الجهات الحكومية▾
يتلقى مسؤول القسم إشعارًا عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية بوجود إرجاع لطلب بيانات.
للاطلاع على نموذج الإرجاع:
عن طريق البريد الإلكتروني: انقر على
عن طريق الرسالة النصية:
ملاحظة: الملف المراد استكماله يوجد في مرفقات البريد الإلكتروني.
بعد الدخول، تظهر صفحة تفاصيل إرجاع الطلب، وتشمل:
الجهة، تاريخ الطلب، نوع البيانات، الفترة الزمنية لتسليم البيانات.
سبب إرجاع طلب البيانات.
ملاحظات وخطوات الرد واستكمال المطلوب.
داخل نموذج الرد على إرجاع طلب البيانات، يجيب المسؤول على سؤال: هل تم توفير البيانات المطلوبة؟
نعم: تظهر نافذة لكتابة تفاصيل الرد وإرفاق المستندات واسم الملف، ثم الضغط على حفظ.
لا: تظهر نافذة لاختيار سبب عدم توفير البيانات (مع خيار أخرى) وكتابة الأسباب، ثم حفظ.
عند الحاجة لإرفاق أكثر من ملف: انقر على علامة (+) ثم أضف الملف الآخر.
«تتيح هذه الخدمة دورة عمل كاملة من استلام طلب البيانات وحتى الرد أو الإرجاع، بما يضمن الدقة والامتثال وسهولة المتابعة.»
الخدمة الرابعة: مراسلات التواصل المؤسسي
خدمة تُعنى بتوثيق استلام وتسليم مراسلات التواصل من جهات خارجية مع مختلف أقسام/فروع المجموعة،
والتي ترد من جهات حكومية وخاصة وشبه حكومية وغيرها. حيث يتم استلام الخطابات عبر القنوات المعتمدة
وتسجيلها برقم مرجعي وتاريخ وآلية الاستلام، ثم تحويلها إلى القسم المختص داخل المجموعة لمباشرة الإجراء المطلوب.
خطوات استخدام الخدمة▾
يتلقى مسؤول القسم إشعارًا عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية بوجود خطاب وارد من جهة خارجية.
للوصول للخطاب والمرفقات:
البريد الإلكتروني: افتح الرسالة وانقر
الرسالة النصية (SMS).
تؤرشف المنصة رقم الخطاب وتاريخ استلامه وآلية الاستلام تلقائيًا.
تعرض صفحة الخطاب البيانات الأساسية:
القطاع (: حكومي) والجهة المرسِلة.
اسم المرسل ومنصبه الوظيفي.
تاريخ الخطاب وتاريخ الاستلام وآلية الاستلام (مثل: البريد الإلكتروني).
نوع الخطاب والقسم المعني وأقصى تاريخ للرد.
المرفقات (مثل: نموذج Excel أو مستندات داعمة).
تختلف المعالجة بحسب نوع المراسلة:
مراسلات تتطلب ردًا: يقوم التواصل المؤسسي بإنشاء نموذج الرد المناسب داخل المنصة
وإرساله إلى القسم المختص لتعبئته خلال مدّة زمنية محددة لاستلام الرد (SLA) تُسجَّل بوضوح.
في حال التأخر عن الموعد، يتم تصعيد الحالة للإدارة لاتخاذ ما يلزم.
مراسلات لا تتطلب ردًا: تُعامل كـ إبلاغ فقط؛ حيث يُخطر القسم المعني بمضمون التعميم/الخطاب المراد إيصاله
ويتم توثيق الاستلام وإغلاق المهمة دون الحاجة لرد.
عند تحرير الرد، تُستخدم صياغة رسمية واضحة مع توثيق رقم الخطاب وتاريخه والجهة المرسلة،
ويُقسّم المحتوى إلى مقدمة ومتن وخاتمة، ثم يُرفق ما يلزم من مستندات قبل الاعتماد.
عند استلام قسم التواصل المؤسسي للرد من القسم المعني، يتم مراجعته؛ إما يُعتمد ثم يُرسل إلى الجهة الخارجية المعنية بالرد،
أو يُرفض مع توضيح سبب الرفض، على أن يُعاد إلى القسم نفسه لتلافي الملاحظات وإعادة الإرسال.
يجب الرد على مضمون الخطاب فقط دون إدراج اسم الجهة أو اسم الشخص أو منصبه؛ إذ يقوم النظام بإضافة هذه البيانات تلقائيًا عند الانتهاء من تحرير الخطاب.
يُعدّ المُعتمِد للخطاب مسؤولًا عمّا يَرِد فيه من معلومات أو بيانات، وتُخلي المستشفى مسؤوليتها عن أي معلومات أو بيانات غير دقيقة أو مخالِفة للواقع بأي شكل من الأشكال.
تكون لغة الخطاب رسمية ومهنية وخالية من العبارات العامية.
يُشترط أن تكون جميع المعلومات الواردة في الخطاب (بيانات، تواريخ، أسماء، أرقام، ملاحظات…) صحيحة وموثقة، وتُراجَع قبل اعتماد الخطاب.
عند الرد على خطاب وارد، يجب الإشارة إلى رقم الخطاب وتاريخه والجهة المرسلة في المقدمة لضمان الربط والتسلسل.
ينبغي أن يتضمن الخطاب بنية واضحة في صياغته، ويُصاغ المضمون بأسلوب منطقي متسلسل يوضّح المقصود دون لُبس أو غموض.
يجب تجنّب الحشو اللغوي والتكرار غير المبرَّر، مع التركيز على صلب الموضوع بإيجاز دون الإخلال بالمعنى.
يُراعى تقسيم الخطاب إلى فقرات واضحة (مقدمة – محتوى – خاتمة)، مع ترك فراغات مناسبة بين الفقرات.
في حال الإشارة إلى وثائق أو مرفقات، يجب التأكّد من إرفاقها كاملة مع الخطاب.
«من الإشعار وحتى اعتماد خطاب الرد—تجمع هذه الخدمة كل الخطوات في مسار واحد موثّق داخل المنصة.»
